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2024W『展示者様』『伊藤センター様』『ブース設営者様』『運営スタッフ』『司会者』『主催者』用運営資料

『展示者様』『伊藤センター様』『ブース設営者様』『運営スタッフ』『司会者』『主催者』用運営資料
 
本日の変更箇所を赤で示しました。
 
0. 電通大からの援助: 
 
電通大の学生さんの方２名が『運営スタッフ』としてジョインします。以下のようなお願いをしておきました。

集合場所は、当日、受付に８時５０分くらいにきてください。

最初の仕事は受付の仕事です。９時から１０時まで、受付ラッシュがあるので、田中友章さんという農工大の修士２年の方にジョインしてください。

田中友章：080-4002-8483　s229356t@st.go.tuat.ac.jp でコンタクトできます。１０時まで受付の手伝いをしてください。

１０時半以降の仕事は、② RISC-V 開発　④ RISC-V 研究　③ RISC-V から始まった半導体民主化　との手伝いです。Ken-Tye Yong <ken.yong@sydney.edu.au>さんと栗屋　淳（Kuriya Atsushi）さんが司会をしているので、近くの席に１名は常時座っておいてください。司会者の必要と、プレゼンターの必要に応じて、世話をしてあげてください。発表資料のデータ回収を担当してください。できれば、できればですがUSBスティックと変換器（USB-CとUSB-Aがあるので）を自分で買ってもらい（後でお金は支払います）その中に入れて持って帰り、クラウドにアップロードしてそのリンクを送付してください。

④ RISC-V 研究のプログラムが、１８時まであるのですが、１７時からB2Fで撤収が始まるので、１人は④ RISC-V 研究　を抜け出してください。そこで撤収のラッシュがあります。田中友章さんという農工大の修士２年の方にジョインしてください。

撤収が終わり、みんなが帰ったら仕事は終わりです。

1. 当日会場設営と撤収
 
1.1. 当日設営
 
1.1.1. B2F謝恩ホール、ホワイエの設営
 
『伊藤センター』が、当日朝9時に施設の全部の扉を同時に開錠します。
当日は、朝9時に、『運営スタッフ』『パネルレンタル業者』『展示スポンサー』『参加者』が、同時入場します。
 
『伊藤センター』は、
① 朝９時に受付テーブル４基を正面中央柱の両脇に４つ設置した状態で会場を引き渡します。下の中央正面柱図を参照してください。クロークテーブルは、クローク右に２基、エレベータ右に２基、置かれた状態です。
 
B2F 伊藤ホール＋ホワイエ会場の朝９時時点でのデフォルトセッティング
 
伊藤謝恩ホール備品表
 
1.1.2. B2F謝恩ホール（発表会上内部）の設営と運営
 
① 『主催者』田胡さん、北山さんが、朝9時から9:45までの間に伊藤謝恩ホールの設営を行います。司会者席の確保、BlackMagic運用用テーブルと席の確保、ビデオカメラ設置、カメラケーブル設置、電源ケーブルの養生、ブラックマジックの設定、音声ケーブルの設定
② 『運営スタッフ』は、設営時間中に、BlackMagic Miniの使用方法を聞いてください。
③『司会者』は、田胡 治之さんです。
④ 『運営スタッフ』は、田胡さん、北山さんの側に席を構え、基本そこにいてください。そこで、田胡 治之さんと北山さんの補助を行ってください。
⑤ 田胡さん、北山さんは、動けないので、トイレとか休憩する際には、指示により、仕事を代わってください。
⑥ 質問のマイク運びは、必要に応じて行い、また田胡さん、北山さんの脇の席に戻ってください。
 
田胡さん
北山さん
 
1.1.3. B2Fホワイエの設営と運営
 
中央正面柱（真ん中左寄りに見える柱）とホール入場口
 
1.1.3.1.　受付の設営と運営
 
 
『運営スタッフ』は、当日朝9時から、受付テーブル４基を使い受付を始めます。クローク右側に受付太テーブルが２基、エレベータの右側に受付太テーブルが２基あります。『運営スタッフ』は、『受付ラッシュアワー』には、受付太テーブルも使用します。ブースが設営されるに従い、受付太テーブルは、ブース用テーブルに転用され、F, Gブースに配備されます。
 
1.1.3.2 ブースの設営と運営
 
『パネルレンタル業者』は、車をホール脇に止め、ユーティリティエレベータ（下図右上Utility Elevator）を使い、受付を邪魔しないように、受付の動線から遠い方からブースやポスター用に、パネルと電源コードを設置していきます。順序例：６→４→A→P1, P2, P3, P4, P5, P6, P7, P8→２→C→３→F→E→D→B→１→G→F
 
B2F 伊藤ホール＋ホワイエ会場の朝11時点設営後
 
 
 
会場（ギャラリー１とギャラリー２）についてくるギャラリー1テーブル（1.8mx0.6m）が23個ある。『運営スタッフ』は、ブースが出来たところから、ギャラリー1テーブルをB1からB2Fにエレベータを使い移動して、各ブースにわりあてます。ギャラリー1テーブルと椅子を配置します。
 
B1ブース等で使用する椅子は、『パネルレンタル業者』からレンタルするレンタル椅子を使います。
 
『運営スタッフ』が、レンタル椅子を『パネルレンタル業者』から受け取り各ブースに配備していきます。余ったレンタル椅子は、ポスターセッションと『運営スタッフ』用に使用します。
 
プレミアムブースには椅子４個が、スタンダードブースには椅子２個が割り当てられていますが、基本、そんなにいらないはずです。各ブースに確認していらない椅子を回収してください。そして、これらを必要に応じて『運営スタッフ』用に使ってください。
 
1.1.3.2 『展示スポンサー』の宅配荷物について
 
『展示スポンサー』は、2F小会議室1から、宅配便で送付した荷物を自分のブースの近傍に置きブース完成を待ち展示物を設営します。ブース完成後、『運営スタッフ』が、ギャラリー1テーブル、受付太テーブルを使い、ブースに必要数、テーブルを設置します。どのテーブルをどのブースにアサインするかは、別途決めましょう。
 
1.1.4　『司会者』『運営スタッフ』『発表者』『主催者』の分担
 
『運営スタッフ』が、次を行います。
① オーディオ制御ボックをキャノンケーブルとソニーマイクケーブルでビデオカメラに繋げる。
② ビデオカメラを三脚で設置する。
③ ギャラリー1の時刻表を理解して、時間が切れてきたら『発表者』に５分前、３分前、１分前、時間切れを合図。
④ 『司会者』の補助をする。場合によっては『司会者』を代行する。
⑤ 発表者のプロファイル（顔写真）を理解して、次の発表者がいるかどうかを探す。
⑤ 『発表者』が、発表１５分前までに、こない場合には、『司会者』と協力して、携帯に電話したり、探す。最終的にはプログラム入れ替えをする。
⑥ ビデオカメラを操作し、SDカードに、ビデオを収録するする。
⑦ 撮影したビデオを１講座ごとにYoutubeにアップロードする。
⑧ 会場での質問に対して、質問者へ会場マイクを持っていき、ビデオカメラに質問者の声が録画されるようにする。
 
『司会者』が、次を行います。
① 時間がきたら、発表者を紹介する。
② 発表者が見つからないときには、他の発表者を見つけて、『司会者』がプログラムを入れ替える決断をする。このときに『運営スタッフ』が、『司会者』を補助する。
③ 『発表者』が質問に答えるときに補助をする。特に質問者が複数いた場合。
 
『発表者』は、次を行います。
① １５分前には、会場に来て、『運営スタッフ』に来たことを報告する。
② 『司会者』はミニマムな紹介しかしないので、自己紹介をする。
③ 発表する。
④ 質問者を選び。質問に答える。
 
『主催者』は、次を行います。
① ビデオカメラ、キャノンケーブル、ソニーマイクケーブル、三脚、SDカードを準備する。
② 上記を回収する。
 
1.2. B1Fギャラリー1, ギャラリー2設営と運営
 
『伊藤センター』が、当日午後1時に、ギャラリー1, ギャラリー2を以下の初期状態にしてくれると思っていたのですが、これは誤りでした。
 
『伊藤センター』栗原様に聞くと、ギャラリー１、２に付属している椅子とかテーブルは、『運営スタッフ』が「定位置」から動かしてギャラリー１、ギャラリー２に各々運ばなくてはならないということです。なので『運営スタッフ』は、『伊藤センター』栗原様に当日前に連絡して椅子とかテーブルの「定位置」がどこになるのかを聞いてください。
 
『伊藤センター』栗原様（kurihara.akira@mail.u-tokyo.ac.jp TEL 03-5841-0779）
 
B1Fフロアプラン
 
1.2.1 ギャラリー1（10:30までに準備）
『伊藤センター』がスクリーン、音声機器、プロジェクタを準備してくれます。ので、『伊藤センター』（kurihara.akira@mail.u-tokyo.ac.jp TEL 03-5841-0779）に伺って、それらを引き継いでください。
 
『運営スタッフ』が、ギャラリー１椅子をギャラリー１「定位置」から取ってきてに６０個並べなくてはなりません。④ RISC-V 研究のプログラムの筆頭は、シドニー大学の紹介ですので、少し遅れても、大目玉ということにはならないようにしました。
 
ギャラリー１椅子等の並べ方
 
プログラムを見ていただくとわかりますが、
午前中は朝１０：３０から④ RISC-V 研究がつかいます。
司会は、Ken-Tye Yong <ken.yong@sydney.edu.au>さんです。
中條先生が、①RISC-Vソリューションで「ポスターセッション紹介」を担当していて、⑥ RISC-V ポスター研究発表会を担当していて、さらに、④ RISC-V 研究で発表されるので、電通大範先生の学生さんに、シドニー大学のKen-Tye Yongさんの周り席を取ってもらいるようにお願いしました。
 
電通大範先生は英語堪能です。
 
午後の司会は、　株式会社DTSインサイト
　　プロダクトソリューション事業部
　　営業部　営業一課
　 栗屋　淳（Kuriya Atsushi）
携帯：080-3090-4305
E-mail：atsushi.kuriya@dts-insight.co.jp　
URL： https://www.dts-insight.co.jp
となります。
 
『運営スタッフ』司会の脇に席を取って、司会の方が困ったら、何かと助けてあげてください。ビデオや音声を操作してください。
 
ギャラリー１備品表
 
『伊藤センター』が次を実施し当日13:00に引き渡してくれません。
⓪ ギャラリー1のパーティションを外しアラムナイラウンジと同一空間にする。これだけはやってくれます。
したがって『運営スタッフ』が以下をやるようにしてください。
① 60席をシアター形式で並べる。
② 演壇、オーディオ制御ボックス、会場マイクを設置する。
③ スクリーン、プロジェクタを設置する。
④ 付属している23個のギャラリー1テーブルをギャラリー1の外のB1Fの「定位置」に置いてくれる。
 
1.2.2. ギャラリー2
 
『運営スタッフ』が、ギャラリー１椅子をギャラリー１「定位置」から取ってきてに３０個並べなくてはなりません。
 
ギャラリー２のフロアプラン
 
ギャラリー２備品表
 
『主催者』は、次を行います。
① ビデオカメラ、拡声器、プロジェクタ、ソニーマイクケーブル、三脚、SDカードを準備する。
② 上記を回収する。
マイクケーブルについては、
 
『伊藤センター』が次を実施し当日13:00に引き渡してくれません。『運営スタッフ』が、以下をする必要があります。
① 30席をシアター形式で並べる。
② 演壇を設置する。
 
『運営スタッフ』が、次を行います。
① スクリーンは壁を使う。プロジェクタを設置する。
② オーディオ、会場マイクを設置する。
③ オーディオからの出力をキャノンケーブルとソニーマイクケーブルでビデオカメラに繋げる。
④ ビデオカメラを三脚で設置する。
 
『司会者』が、次を行います。
① 時間がきたら、発表者を紹介する。
② 発表者が見つからないときには、他の発表者を見つけて、『司会者』がプログラムを入れ替える決断をする。このときに『運営スタッフ』が、『司会者』を補助する。
③ 『発表者』が質問に答えるときに補助をする。特に質問者が複数いた場合。
 
『発表者』は、次を行います。
① １５分前には、会場に来て、『運営スタッフ』に来たことを報告する。
② 『司会者』はミニマムな紹介しかしないので、自己紹介をする。
③ 発表する。
④ 質問者を選び。質問に答える。
 
『主催者』は、次を行います。
① ビデオカメラ、拡声器、プロジェクタ、ソニーマイクケーブル、三脚、SDカードを準備する。
② 上記を回収する。
 
1.3. 当日撤収
 
1.3.1 B2F伊藤ホール、ホワイエ
 
B2Fの撤収期限は18:00です。18:00までに撤収できなかったものはB1Fにユーリティエレベータを使い持ち上げてください。
 
『運営スタッフ』が『パネルレンタル業者』『展示スポンサー』をガイドして、協力して撤収します。ブース撤収自体は1時間で行います。搬出はユーティリティエレベータを使い、１Fから屋外の自動車に入れて、撤収します。展示物は、B1に引き上げて、宅急便業者に予約してピックアップさせるか、『主催者』がカートを持ち込みますので、カートで、近所のコンビニから発送してください。
 
1.3.2 B1Fギャラリー1, ギャラリー2
 
B2Fの撤収期限は21:00です。20:00までに、何らかの方法で撤収してください。
 
2. 『参加者』受付作業
 
9時から開始します。9:50までに全員が伊藤ホールに入れれば会議をスタートできるようにしました。当日は、『主催者』が、折り畳み式小テーブルを２基（1.0m x 0.5m）を持っていきます。小テーブルを使い、9時前に『運営スタッフ』は、早く来場された『参加者』に開錠前に正面玄関雨宿り場所で名札を渡すことはできます。
 
正面玄関雨宿り場所
 
時間を変更します。下記の時間変更後のスケジュール原器を見てください。
 
 
3. コーディネーターの連絡先詳細:
  • コーディネーターの具体的な連絡先情報は次です。
    • 河崎俊平：070-2803-8231
    • 田中友章：080-4002-8483
    • 田胡治之：090-6506-4155
    • 佐野 亮一：090-5827-2406
  • 東京大学伊藤国際学術研究センター運営室
    電話連絡先■ 03-5841-0779
4. B1F ギャラリー１、２運営
 
『運営スタッフ』が、プレゼンを録画します。当日配信はしません。ただ、Googleがギャラリー１で、リモートからプレゼンをするという人がいますので、その録画をどうするかは、これから議論することになります。
『運営スタッフ』は、録画内容をYoutubeにアップする。
B1F ギャラリー１、２
 
ギャラリー１装置：スクリーン、マイク、スピーカーはあります。録画方法は『運営スタッフ』が確保する必要があります。機器については『運営スタッフ』と『主催者』で打ち合わせましょう。
 
ギャラリー２装置：スクリーンは壁を使います。演台は簡単なものがあります。プロジェクターは11/15/-17のでいいですか？マイクスピーカーは『運営スタッフ』と『主催者』が準備する必要があると思います。録画方法も『運営スタッフ』と『主催者』が確保しておく必要があります。
 
ギャラリー１、２設営は、『伊藤センタースタッフ』がしてくれます。『運営スタッフ』が、その設営内容仕様を事前に検討してお願いしておく必要があります。
 
 
5. B2ホール運営
 
伊藤ホールは全て揃っていますが、録画にピクチャーインピクチャーが期待されます。『主催者』がBlackmagicを使い録画します。
 
6. B2ホワイエ運営
 
『運営スタッフ』はブース関連の話に関しても、鋲の貸し出しから、延長コードの貸し出し、等々についてもお世話をお願いします。鋲については『ブース業者様』からもらってください。
 
７。『運営スタッフ』による『出展者様』対応
 
6.１。宅急便などによる搬入の場合

宅配便の時は以下のようにお願いします。

配達日時は、2024年１月１５日午後と指定してください。

宛先：〒113-0033 東京都文京区本郷7-3-1
東京大学伊藤国際学術研究センター運営室
電話連絡先■ 03-5841-0779　

電子メール■ itocenter.adm＠gs.mail.u-tokyo.ac.jp

「2014年1月16日（火）に伊藤ホールを予約しています」と明記してください。

ブース番号＝X と言ったように記入してください。　

6.２宅急便による搬出

当日の集荷の手配は、事務局が取りまとめる予定です。必要な場合、ご依頼ください。田中友章：080-4002-8483

（１）独自に集荷する場合には、着払いのみで、通常はヤマトになります。会場が伊藤謝恩ホールになるので、東京大学伊藤謝恩ホールで集荷を業者にお願いすることになります。

もし、集荷が当日間に合わなかった場合には、現地事務局にヤマトの場合の伝票がありますので、それに各社が記入してもらうことになります。

（２）自分で近所のコンビニに持っていく場合には、道路向かいのNatural LawsonとFamily Martに直接持っていくことができます。その際にカートを持っていきます。それを使ってください。

湯島のヤマトが一番近いのですが、電話は全然繋がらないのです。大体は、WEBで申し込むこととなります。

その他わからないことがあれば、東京大学伊藤国際学術研究センター運営室　電話連絡先■ 03-5841-0779にご連絡ください。

6.３自動車による搬入搬出の場合

さまざまな交通機関。

自動車の場合の搬入経路（赤矢印に従ってください）

 

搬入到着時の案内

 
８. 当日の他のタスク
 
8.1. 会場のスナップビデオ撮影
 
会場の状況（ブースも）について録画が欲しいので、『運営スタッフ』ができる時にスマホで録画のスナップを作ってください。機器はスマホでいいのですが。Youtubeにアップロードしてください。
 
8.2. RISC-V Alliance JapanのYouTubeアカウント情報
 
8.2.1. YouTubeアップロード先
 
https://www.youtube.com/@risc-valliancejapan2988
 
パスワード等は別途調べて渡す必要がありますね。
 
8.2.2 書籍販売
 
乱丁や汚れ品は無償で渡してもいい。
 
① 『Chiselで始めるデジタル回路設計』マーチン・シェーベル著
ISBN978-4-9912338-0-7
定価: 2200円
2023年11月27日　刊行
きちんと時間をかければ、それなりの手応えがある。
 
②『Google オープン半導体とアジアの電子地政学予告版』
ISBN 97804-911019-66-5 
定価：500円（税込）
2022年11月14日　刊行
版が大きくて読みやすい。
 
③ 『Google半導体とRISC-Vと世界の電子地政学 RISC-V Day Tokyo 2023 Summer編』
ISBN 978-4-911019-00-9
定価：2000円（税込）
前回の配布残り80冊
 
8.2.3. 返金
 
間違って複数回参加登録してしまった人がいます。受付で返金する必要があります。
 
①　Microchip technology Japan 上原光貴　一部キャンセルリクエスト2023年11月13日 11:10:02 JSTMitsuMitsuTo: イベント主催者

申し訳ありません、早めに購入していたのですが、今日勘違いをしてまた購入してしまいました。１５００円の方だけキャンセルしていただけないでしょうか？ご迷惑をかけて申し訳ありません。上原
０７０－１０６８ー６００８

RISC-V Day Tokyo 2024 Winter
2023年11月20日 8:58:07 JSTMitsuMitsuTo: イベント主催者
申し訳ありません。間違え二つ買ってしまいました。1500円の方をキャンセルしていただけないでしょうか？よろしくお願いします。
マイクロチップテクノロジージャパン
上原光貴
mitsutaka.uehara@microchip.com
07010686008

2023年11月25日 18:43:39 JSTRISC-V協会RISC-V協会[主催者]
To: Mitsu
お返事が遅れて申し訳ありません。Peatixの性質上キャンセルができないので、何らかの方法を考えます。差し支えなければ、ご住所を教えていただけますか？

2023年11月27日 9:45:31 JSTMitsuMitsuTo: イベント主催者
キャンセルが出来なんですね。次回からは気おつけます。申し訳ないです。
〒２５０－０８６５　神奈川県小田原市蓮正寺４７０－１４５
携帯：０９０－３６８６－５６２０
上原光貴（うえはらみつたか）です。

最悪領収書さえてにはいれば、二枚分２５００円で会社で処理してしまうので、それでもOKです。
すいません。
上原

もう１件あったように思いますが、調べてみます。基本的には、返金を要求してきた人には、ファイルで調べて、判断して、適当に支払って返金してあげてください。そして、領収書を書いてもらってください。後でリインバースします。後で書留とかすると、そっちの方が＄がかかるので。。。

8.2.4 インボイス制度向けの適格領収書発行

適格領収書をくれと言われると思います。適格領収書の用紙をこちらで作成しますので、
 
⓪ いろんな値段のチケットがあるので、全部作成して送ります。
① 前日に数枚プリントして当日会場に持ってきてください。なくなったら、生協でコピーしてください。
② 宛名は手書きで入れる。要求した人からは名刺をもらい、それと同じ会社と名前を入れる。
③ 違う社名で入れてくれというのにも対応する。
④ SHCの四角ハンを当日にお渡ししますので、それで捺印してください。場所はSHコンサルティングのロゴの下。
 
8.2.5『参加者』が残したゴミ
『運営スタッフ』が、捨てることになっています。
 
8.2.6 ISHI-KAIにMPW-6とMPW-7の金属顕微鏡展示
 
これは、ポスターセッションの会場あたりにすることも考えています。
 
 
９. 当日後のタスク
 
9.１ 事後のビデオのアップロードをお願いします。
 
録画のアップロードも、『運営スタッフ』もやっていただきたいです。
 
9.2. YouTubeアップロード先

https://www.youtube.com/@risc-valliancejapan2988

パスワード等は別途調べて渡す必要がありますね。

以上、
 
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